Teambuilding se dá zvládnout i narychlo. Důležité je rychle zvolit místo, program, termín a jasně rozdělit úkoly.
Plánování firemní akce na poslední chvíli nemusí znamenat stres ani kompromis v kvalitě. Když máte na přípravu jen 2–4 týdny, potřebujete hlavně praktický plán, spolehlivé zázemí a místo, kde lze vyřešit ubytování, stravování, konferenční prostory i volnočasový program pod jednou střechou. Právě proto se vyplatí vybírat lokalitu, která je dobře dostupná a má s firemními akcemi zkušenosti.
1. týden: Ujasněte si cíl, počet lidí a rozpočet
Než začnete řešit konkrétní aktivity, stanovte si základní rámec. Má být teambuilding odměnou pro zaměstnance, pracovním workshopem, školením s večerním programem, nebo kombinací všeho? Od toho se bude odvíjet délka akce, typ programu i výběr prostor.
V této fázi si napište jednoduchý seznam: počet účastníků, požadovaný termín, délka pobytu, přibližný rozpočet na osobu a hlavní cíl akce. Pokud plánujete vícedenní setkání, ověřte rovnou i kapacitu ubytování. Například Hotel Luna nabízí zázemí pro firemní akce s ubytováním a podle informací na webu zvládne ubytovat více než 200 osob, což je praktické i pro větší týmy.
2. týden: Vyberte místo, které šetří čas organizátorům
U teambuildingu na poslední chvíli je největší výhodou místo, kde nemusíte složitě skládat jednotlivé dodavatele. Ideální je hotel nebo resort, který má vlastní konferenční prostory, restauraci, ubytování i možnosti aktivit. Tím výrazně zkrátíte komunikaci a snížíte riziko, že se něco nestihne.
Důležitá je také dostupnost. Pokud se sjíždějí zaměstnanci z více poboček, hledejte místo uprostřed republiky nebo v rozumné dojezdové vzdálenosti. Konferenční hotel Luna uvádí, že cesta z Prahy trvá necelou hodinu a z Brna přibližně 75 minut, což je pro firemní setkání praktická kombinace klidu a dostupnosti.
3. týden: Poskládejte jednoduchý, ale funkční program
Při krátké přípravě nehledejte zbytečně složitý scénář. Dobře funguje kombinace pracovní části, společné aktivity a prostoru pro odpočinek. Dopoledne může patřit workshopu nebo školení, odpoledne týmovým aktivitám a večer neformálnímu posezení.
Program by měl odpovídat typu týmu. Obchodní tým může ocenit soutěžní aktivity, vedení firmy spíše strategický workshop a menší tým klidnější formu propojenou s relaxací. V Hotelu Luna lze podle webu využít například vnitřní i venkovní aktivity, wellness centrum, bazén, sauny, vířivku nebo sportovní zázemí. Přehled možností najdete na stránce teambuilding a family day a v sekci aktivity pro firemní akce.
4. týden: Dolaďte detaily a pošlete účastníkům jasné informace
Poslední týden už by neměl být o velkém vymýšlení, ale o kontrole. Potvrďte počet účastníků, časy příjezdu, techniku, stravu, ubytování, rozdělení pokojů a kontaktní osobu na místě. Účastníkům pošlete stručný e-mail s programem, adresou, časem příjezdu, doporučeným oblečením a informací, co si mají vzít s sebou.
Vyplatí se mít i záložní variantu programu. Počasí se může změnit, část lidí může dorazit později a někdy je potřeba upravit tempo podle energie týmu. Pokud má místo vnitřní i venkovní možnosti, je organizace jednodušší a méně riziková.
Na co si dát pozor při rychlé organizaci
Nejčastější chybou je příliš ambiciózní program. Během dvou až čtyř týdnů není nutné vymyslet originální akci za každou cenu. Důležitější je, aby byla dobře zvládnutá logistika, kvalitní jídlo, příjemné prostředí a jasný harmonogram.
Pozor také na nejasné zadání. Pokud hotelu nebo organizátorovi napíšete pouze „chceme teambuilding“, bude těžké připravit vhodnou nabídku. Lepší je rovnou uvést počet osob, termín, délku akce, typ týmu, očekávaný styl programu a rozpočet. Čím přesnější podklady dodáte, tím rychleji dostanete použitelný návrh.
Závěr: I rychlý teambuilding může mít výborný výsledek
Teambuilding na poslední chvíli zvládnete, pokud se soustředíte na podstatné věci: jasný cíl, vhodné místo, jednoduchý program a včasnou komunikaci. Při přípravě během 2–4 týdnů se vyplatí zvolit hotelové zázemí, kde lze vyřešit konferenční prostory, ubytování, stravování i aktivity na jednom místě.
Plánujete firemní akci a nechcete ztrácet čas složitou koordinací? Podívejte se na možnosti firemních akcí v Hotelu Luna a připravte týmové setkání, které bude dávat smysl pracovně i lidsky.
Varování: Sama skutečnost, že last moment teambuilding lze uspořádat, neznamená, že to je nejlepší způsob. Často můžete narazit na problém s dostupností lokalit a aktivit. Oblíbená místa mají často řadu rezervací na rok i déle dopředu a často není snadné se tam na poslední chvíli dostat a i účastníci často mají již jiné povinnosti.
